如果你的学校是澳洲已注册的教育提供者，它必须为每一位已录取学生保留一整套记录：这门课你一共交了多少学费、每一笔学费对应的是整门课还是某一段课程及其时长、非学费总额、学费与非学费的合计、已经到期但尚未支付的费用、你与学校签订的书面协议副本、你查询本人档案时会被收取的金额，以及在需要英语测试的情况下你的考试名称、考试日期、分数与成绩编号。这些要求来自澳大利亚联邦立法登记网站上的《2019年海外学生教育服务条例》（Education Services for Overseas Students Regulations 2019）第13条，截至 2026 年 9 月官方页面的条文；具体到你的学校操作或费用争议如何处理，仍以官方最新公布的信息和专业人士意见为准，本文不构成针对个人情况的专业建议。

学校必须为哪些学生保存这些记录？

条例把范围写在开头：适用对象是已录取学生（accepted student），并且这名学生在学校注册就读，或者已经为该校提供的某一门课程支付过任何学费。也就是说，只要这名学生已在该校注册就读，或已为该校某一门课程支付过任何学费，留存义务就启动；不要求课程已经上完，也不要求签证已经下签。

这意味着你自己那本记账本其实有了一份官方对照物：学校账上关于你的记录，应当能和你手上的汇款凭证、录取通知和缴费计划对得上。

学费要记到多细？为什么必须是"逐笔"

第13条对学费的要求分两层。第一层是总额——这门课为该学生支付的学费合计。第二层更关键：每一笔学费都要单独说清三件事。

记录要求 具体要写什么
缴费范围 这笔钱是付整门课程，还是只付其中一部分
整门课程 若付的是整门课，需记录该课程的时长
部分课程 若付的是其中一段，需记录这一段课程的时长

对按学期、按模块或按学习阶段分期交费的学生来说，这一条最实用：学校不能只在系统里放一个"已缴 XX 澳元"的总数，而要把每笔款项对应的学习期间也标出来。转学、退费、更换课程时长时，判断钱该对应哪一段学习，靠的就是这一栏。

哪些钱算学费，哪些算非学费？

条例第7条给出了划分口径，适用于学校直接或间接从留学生、准留学生，或代该学生付款的其他人（比如父母）那里收到的费用。

  • 学费一类：讲座、辅导课、一对一辅导、培训、外出教学、实地考察、实验室、实践环节——只要它们构成学校正在提供或准备提供的课程的一部分（不论是否必修），或者旨在帮助学生在该课程中取得进展；此外还包括这些活动的附带事项，条例举的例子是为实验室或培训提供的材料。
  • 非学费一类：卖给学生书籍或设备、健康保险、行政管理费、住宿（但学生在参加上述培训、外出教学、实地考察或实践期间短期居住的住宿除外），以及协助学生申请或持有学生签证的费用。

两条清单的分界决定了账目怎么归集：同样的住宿费，长期住的和短期随课程外出住的，归类并不相同。

已经到期但还没付的钱，也要记录吗？

要。第13条明确列出：为该学生、该课程已经到期应付但尚未支付的学费或非学费，都属于必须保存的内容。

这一项常被忽略，但它解释了一个常见现象——你查账时看到的欠费条目，往往不是学校随手记的备注，而是条例要求留存的字段。假设某申请人第二学期的学费在开学日到期、本人尚未汇款，那么这笔"已到期未付"也应出现在其记录中。

我签的书面协议，学校会留一份吗？

会。第13条要求保存学校与学生双方作为当事方的书面协议副本。录取确认、缴费与退费安排一类的书面协议，只要是你和学校共同签署的，就落在这条留存义务里。

对每次缴费都自己记账的学生，这份副本的价值在于它是"总额之外"的参照：分期金额、退费条件和课程时长，通常以书面协议为准，而学校手上的那份副本与你手上那份应当一致。

英语成绩为什么也会出现在记录里？

第13条把英语测试记录单列出来，并附了两个前提条件：一是参加某一特定考试是《1994年移民条例》（Migration Regulations 1994）附表2第500.213(3)(a)段就学生签证（Subclass 500）英语水平要求所规定的事项；二是该学生已经参加了这项考试——不论是否是为了申请该签证而考。

两个条件同时满足时，学校要记录四项内容：考试名称、参加考试的日期、所得分数，以及该成绩的唯一识别编号或学生的唯一学号（取适用者）。换句话说，即便你是入学前为其他用途考的试，只要考试项目属于上述指定要求，成绩也可能被纳入你的学生记录。

通过中介申请的话，中介的信息也在里面吗？

在。如果有教育中介正在或曾经为招收该学生从事招生活动，第13条要求记录相当完整的一串中介信息：中介名称、主要营业地址（若为公司法人，还需注册地址）、邮政地址（与前述不同时）、电话、邮箱与网址（如有）、ABN 或 ACN（如有）、商号名称（如有）、公司董事姓名（若为公司法人），以及该中介若为注册移民代理时的移民代理注册号。

此外，参与该学生招生活动的中介员工也要记录姓名、邮箱，以及其为注册移民代理时的注册号。

查我自己档案要多少钱，也是必须记录的一项吗？

是。第13条把"学生查询本人记录时将被收取的金额"本身也列为留存内容。与之配套，第14条给出了上限：已录取学生查阅第13条所述记录的收费，不得超过学校提供该查阅所实际发生的成本。

两条规定放在一起看，逻辑是闭合的：金额要事先写明，且不能高于实际成本。

常见问题

学校系统里只显示一个缴费总额，符合规定吗？

不符合。第13条要求在总额之外，逐笔记录每笔学费是付整门课程还是其中一部分，并分别记录整门课程或该部分的时长。只有总额而缺少逐笔与对应期间，不满足留存要求。

学费是我父母从国内汇的，学校也要记吗？

要。第7条的适用对象包括学校直接或间接从留学生、准留学生，或代该学生付款的其他人处收到的费用。由家人代付的费用同样落入学费与非学费的记录范围。

我还没交的钱会出现在学校记录里吗？

如果该笔费用已经到期应付但尚未支付，会。第13条同时要求记录已到期未付的学费与非学费，因此欠费条目本身也是法定留存字段之一。

住宿费一定算非学费吗？

不一定。第7条把住宿列为非学费，但排除了学生在参加培训、外出教学、实地考察或实践环节期间短期居住的住宿。是否属于例外，取决于住宿与课程活动的实际关联。

我的英语成绩为什么会被学校存档？

当参加某项考试属于《1994年移民条例》中就学生签证英语要求指定的事项，且学生已参加该考试时，学校需记录考试名称、考试日期、分数，以及成绩唯一识别编号或学生学号。是否为了签证而参加该考试，并不影响这条义务。

学校可以随意定价收取查档费吗？

不可以。除第13条要求事先记录查档金额外，第14条还规定该费用不得超过学校提供查阅所实际发生的成本，超出实际成本的收费不符合条例。

参考资料